Viết email báo cáo công việc gửi cho sếp là việc mà ai cũng phải làm để có thể nắm được tiến độ công việc cũng như đưa ra được giải pháp giải quyết vấn đề khi công việc có trục trặc. Nếu bạn chưa biết cách viết email báo cáo công việc như thế nào thì xem ngay bài viết sau đây nhé.
Email báo cáo công việc là gì?
Email báo cáo công việc là tài liệu thể hiện kết quả, phương pháp làm việc, tiến độ công việc, đồng thời cung cấp những tóm tắt và ghi chú liên quan đến các vấn đề công việc cho một cá nhân, nhóm, bộ phận hoặc doanh nghiệp.
Theo đặc thù công việc, bạn có thể cần viết email báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,…
Tham khảo những tin đăng tuyển dụng giao hàng tại Đà Nẵng và những công việc khác đang được đăng tin tuyển dụng trên toàn quốc tại trang Muaban.net
Tại sao phải viết email báo cáo công việc?
Trong một doanh nghiệp, các báo cáo này thường được nhân viên chuẩn bị để báo cáo kết quả hoạt động với cấp trên, đồng thời cung cấp các phân tích và hướng dẫn để cải thiện các tình huống thực tế.
Vì vậy, báo cáo là một công cụ hữu hiệu cho người lao động và doanh nghiệp khi họ cần đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác và sáng suốt.
Không chỉ vậy, khả năng làm việc, năng lực chuyên môn và tinh thần trách nhiệm của nhân viên được thể hiện rõ ràng qua các báo cáo mà họ thực hiện. Đây cũng là cơ sở để cấp trên có thêm thông tin đánh giá nhân sự.
Cách viết email báo cáo công việc phổ biến
Các bước cơ bản để lập một email báo cáo công việc
Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo một email báo cáo công việc đầy đủ:
- Xác định mục đích viết báo cáo: Đầu tiên, bạn cần xác định chính xác loại báo cáo mình viết là gì, mục đích ra sao và khi nào.
- Xây dựng dàn ý chung: những mục chính cần có trong báo cáo.
- Xây dựng đề cương chi tiết: Điều này giúp báo cáo viên đi đúng hướng, tránh những thiếu sót trong bài báo cáo của mình, từ đó sắp xếp đề cương sao cho logic, khoa học, dễ hiểu.
- Liệt kê và Đánh giá: Liệt kê (đặc biệt trong phần nhận xét) các nhiệm vụ phụ một cách chi tiết nhất, sau đó đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được.
- Khuyến nghị / Giải pháp: Đề xuất giải pháp khắc phục những điểm yếu, tồn đọng, đồng thời đề xuất phát triển nội dung để nâng cao năng suất.
Cấu trúc nội dung của một email báo cáo công việc
Nội dung chính của báo cáo công việc bao gồm: trang tiêu đề, tóm tắt nội dung chính, mục lục, phần mở đầu, lời văn và kết luận:
- Tiêu đề: Bao gồm tên của báo cáo và ngày nó được gửi, ngoài ra, bạn có thể liệt kê tên tác giả và tên của nhóm / doanh nghiệp / tổ chức đã tạo ra báo cáo.
- Tóm tắt nội dung chính: Nêu những vấn đề quan trọng để người đọc có thể đọc mà không cần phải đọc toàn bộ tài liệu.
- Mục lục: Đánh dấu tiêu đề cha và con và số trang tương ứng, giúp người đọc báo cáo tìm thấy thông tin họ cần nhanh hơn.
- Giới thiệu: Truyền đạt lý do bạn viết báo cáo (bạn có thể xem trước nhanh vấn đề cần giải quyết).
- Nội dung: Giải thích chi tiết các kết quả của báo cáo và cung cấp phân tích và tổng quan về công việc và dự án của bạn, liên kết chúng với chủ đề của báo cáo.
- Kết luận: Đưa ra đề xuất của bạn cho nhiệm vụ hoặc dự án tiếp theo của bạn, xếp hạng chúng theo thứ tự quan trọng và ưu tiên chúng nếu có thể.
Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bản báo cáo đầy đủ và chuẩn nhất. Mỗi báo cáo sẽ có các nội dung khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ, mục đích và thời hạn cụ thể của báo cáo.
Tuy nhiên, dù báo cáo là gì thì cũng cần đảm bảo tính rõ ràng, logic và đầy đủ để tác giả và người nhận báo cáo dễ đọc, dễ hiểu và có đủ lý do để đưa ra quyết định.
Thông thường, mỗi công ty có mẫu email báo cáo công việc riêng mà bạn có thể hoàn thành theo mẫu đó. Nếu không, hãy hỏi ý kiến của đồng nghiệp, tham khảo trực tiếp sếp của bạn để xác định nội dung và định dạng chính xác email báo cáo công việc.
Những lưu ý khi viết email báo cáo công việc gửi sếp
- Đảm bảo rằng bạn có một email chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp không cung cấp email cho bạn, bạn sẽ cần tạo một email mới với họ và tên của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên kiểu mẫu!
- Đừng đưa ra những câu dài, khó hiểu hoặc sử dụng những cấu trúc câu khó hiểu. Nếu bạn cho rằng vấn đề không thích hợp để gửi qua email, bạn nên thảo luận với cấp trên của mình và lên lịch hẹn để giải quyết vấn đề.
- Hãy đảm bảo rằng bạn đã nhập chính xác địa chỉ email của sếp. Sau đó, bạn có thể xem xét và nộp cho bộ phận / cá nhân liên quan để check lại thông tin và gửi cho sếp.
Trao đổi thêm các thông tin về email báo cáo công việc ở đâu?
Nếu như những thông tin trên vẫn chưa quá cụ thể và rõ ràng cho bạn thì bạn có thể tham khảo thêm các thông tin về cách viết email báo cáo công việc trên trang Muaban.net
Muaban.net là trang web rao vặt trực tuyến uy tín ở Việt Nam, hoạt động từ năm 2006 đến nay.
Ở trang web này, bạn có thể mua bán, trao đổi, tìm thông tin, tìm việc làm ví dụ như: tìm việc làm Đà Nẵng, tìm đối tác kinh doanh, các thông tin về bất động sản,…
Bên cạnh đó, có thể đăng tin mua bán, trao đổi hàng hóa một cách nhanh chóng và tiện lợi, thu hút được những khách hàng có nhu cầu, tiềm năng để thực hiện giao dịch.
Chi tiết liên hệ Muaban.net:
- Địa chỉ: 28-30 Đường số 2, KP. Hưng Gia 5, P. Tân Phong, Q. 7, TPHCM
- Tổng đài: 1900.6868
- Email: trogiup@muaban.net
- Website: muaban.net
Như vậy, mình đã cung cấp các thông tin cần thiết để bạn có cách viết email báo công việc chuyên nghiệp, tránh những lỗi sai khi viết email báo cáo công việc, hy vọng sau bài viết này bạn có thể tự viết được email báo cáo công việc hoàn chỉnh và cụ thể, chi tiết nhất, giúp bạn nổi bật hơn trong mắt của sếp nhé.