Kế toán tiền lương là gì? Những công việc mà kế toán tiền lương cần phải làm và am hiểu bao gồm những gì? Nếu như bạn muốn làm được công việc của một người kế toán tiền lương thì phải là người am hiểu những chính sách về mặt nhân sự và tiền lương. Kế toán tiền lương là một trong những công việc không nên để xảy ra một chút sai sót nào. Do đó, bạn hãy cố gắng làm thật cẩn thận, để tránh xảy ra các trường hợp thất thoát thu nhập cho người lao động tại công ty. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ mô tả những công việc cơ bản của một kế toán tiền lương phải làm để các bạn có thể tham khảo để hiểu thêm về vị trí của công việc này.
Khái quát về kế toán tiền lương
Đúng thật như tên gọi của nó, nghề kế toán tiền lương có thể được hiể là một vị trí công việc sẽ chịu trách nhiệm về mặt tiền lương cho người lao động của các công ty. Tuy nhiên, kế toán tiền lương cũng vẫn sẽ còn rất nhiều những nhiệm vụ quan trọng khác và yêu cầu kế toán tiền lương phải thực hiện. Vì vậy, việc hiểu chính xác cũng như đầy đủ về nghề kế toán tiền lương là gì cũng như nhiệm vụ của kế toán tiền lương là gì là điều vô cùng cần thiết.
Tiền lương là gì?
Tiền lương là sự biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán dựa theo kết quả cuối cùng.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu và quan trọng của người lao động, tiền lương là yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị những loại sản phẩm, lao vụ và dịch vụ. Vì vậy, việc chi trả tiền lương một cách hợp lý, phù hợp, sẽ có một tác dụng vô cùng tích cực để thúc đẩy người lao động hăng say, siêng năng, nhiệt huyết hơn trong công việc, giúp tăng năng suất lao động, đẩy nhanh các tiến bộ trong khoa học kỹ thuật. Các Doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức về lao động, qua đó giúp tiết kiệm chi phí, đồng thời tăng tích lũy cho đơn vị doanh nghiệp.
Về quỹ tiền lương của Doanh nghiệp có thể hiểu là toàn bộ tiền lương mà Doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả người lao động. Sẽ do Doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng. Và đứng trên giác độ hạch toán, quỹ tiền lương sẽ được phân thành 2 loại bao gồm: tiền lương chính và tiền lương phụ.
- Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động sẽ được tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc sẽ tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại doanh nghiệp. Sẽ bao gồm tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương tính theo thời gian và những khoản phụ cấp khác kèm theo.
- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn sẽ được hưởng lương theo chế độ quy định bao gồm : tiền lương nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng nhưng vẫn được hưởng lương theo đúng quy định…
Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là nhân viên phụ trách việc hạch toán tiền lương dựa trên những dữ liệu có sẵn như: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, bảng theo dõi công tác, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán… Qua đó, kế toán tiền lương sẽ lập bảng tính lương, thanh toán lương và chế độ bảo hiểm tương ứng hàng tháng cho người lao động thuộc doanh nghiệp đó.
Vai trò của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp
Kế toán tiền lương giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi về tiền lương và chế độ của người lao động – tính đúng và tính đủ, trả đủ tiền lương cũng như là những trợ cấp, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động theo đúng quy định, qua đó giúp cho họ yên tâm làm việc và hạn chế tối đa các mâu thuẫn phát sinh do bất đồng hay tranh chấp liên quan đến tiền lương, giúp cho doanh nghiệp ổn định sản xuất, đồng thời giúp việc quản lý nhân sự hiệu quả và thuận lợi hơn.
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là gì?
- Thực hiện những công việc ghi chép, cũng như tổng hợp và phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ về những số liệu về số lượng và chất lượng lao động, và tình hình sử dụng thời gian kết quả lao động.
- Thực hiện công việc tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn,… cũng như các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động, đảm bảo rằng tính đúng theo các chính sách chế độ lao động hiện hành theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm phân bổ kịp thời và chính xác những chi phí lao động đã được phân chia đến từng đối tượng sử dụng lao động để tiến hành phát lương cho người lao động tại doanh nghiệp.
- Thực hiện những công việc hướng dẫn, giám sát, và kiểm tra những nhân viên hạch toán kế toán tại những bộ phận sản xuất kinh doanh, những phòng ban có liên quan về tình hình chấp hành những chính sách về chế độ tiền lương của người lao động, chế độ bảo hiểm, kinh phí của Công đoàn và các khoản phí có liên quan khác theo quy định.
- Thường xuyên thực hiện công việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng quỹ tiền lương. Qua đó, phải báo cáo kịp thời cho cấp trên để có hướng giải quyết khi gặp sự cố bất ngờ.
- Theo dõi tình hình trả cũng như tạm ứng tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp.
- Tiến hành phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, từ đó phát hiện những sai phạm, giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn.
- Đề xuất những biện pháp giúp tiết kiệm quỹ lương, tổng hợp các số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp cũng như là những bộ phận quản lý khác.
- Lập những báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương theo định kỳ.
Kế toán tiền lương quản lý việc tạm ứng lương
Kế toán tiền lương sẽ quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng, có thể sử dụng nhiều loại tiền tệ trong cùng một đợt tạm ứng lương.
Tính tạm ứng lương cho toàn thể công ty, cho một nhóm nhân viên hoặc chỉ một nhân viên trong doanh nghiệp.
Xây dựng mức tạm ứng linh hoạt như: hãy chọn một giá trị tiền chung cho mọi nhân viên, số % theo lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.
Kế toán tiền lương quản lý kỳ lương chính
- Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính …
- Tính các khoản thu nhập / giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ thể.
- Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương một cách chính xác nhất.
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức thực lãnh cụ thể cho tất cả nhân viên trong dianh nghiệp.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương của nhân viên và thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công.
- Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ đối với Nhà nước theo lương như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đầy đủ và chính xác
- Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi chi tiêu quỹ.
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế thu nhập cá nhân vào cuối năm.
Lập các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp về tiền lương
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng chấm công
- Bảng lương công ty
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương Nhân viên
- Bảng lương thanh toán qua Ngân hàng
- Báo cáo tổng hợp thu nhập của nhân viên
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Các biểu mẫu báo cáo Bảo hiểm xã hội
Bản mô tả công việc kế toán tiền lương
| Nhiệm vụ chính | Mô tả công việc cụ thể |
| Chấm công hàng ngày; quản lý, theo dõi việc chấm công của nhân viên |
|
| Quản lý việc tạm ứng lương của nhân viên |
|
| Quản lý kỳ lương chính |
|
| Hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương |
|
| Các công việc khác |
|
Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương
- Tìm hiểu những thông tin, các yếu tố ảnh hưởng đến phụ cấp nhân viên, tiền lương nhân viên, và phụ cấp nhân viên là bao nhiêu.
- Chú ý đến những lao động thử việc, thời vụ, cách tính lương hay khấu trừ trước khi trả lương cho nhân viên.
- Biết cách khai báo cáo các khoản thu nhập, phụ cấp cũng như khấu trừ.
- Tìm hiểu về những khoản thu nhập không chịu thuế thu nhập cá nhân, khoản phải chịu thuế thu nhập cá nhân, khoản giảm trừ…
- Tìm hiểu về tỷ lệ trích các khoản theo lương mới nhất.
- Tìm hiểu thủ tục đăng ký tham giao bảo hiểm cho nhân viên.
- Hiểu biết về các yếu tố có ảnh hưởng tới cách lương của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự.
- Biết cách kê khai thuế thu nhập cá nhân, tính thuế thu nhập cá nhân.
Các chứng từ cần sử dụng
- Bảng chấm công.
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên.
- Bảng tạm ứng lương công ty.
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng.
- Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội.
- Phiếu lương nhân viên.
- Các biểu mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội.
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Kinh nghiệm làm việc của kế toán tiền lương
Những vấn đề cần am hiểu
Không chỉ riêng về vị trí kế toán tiền lương mà dù ở bất cứ vị trí nào, kiến thức là điều không thể thiếu. Để có thể thực hiện tốt công việc này và có thể thăng tiến trong thời gian sau, kế toán tiền lương cần am hiểu các điều như sau:
- Kế toán tiền lương cần có đủ kiến thức về lĩnh vực hồ sơ thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động, hồ sơ đăng ký thang bảng lương, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế, kinh phí công đoàn, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ thành lập công đoàn công sở. Đặc biệt, thông tin về kế toán tiền lương và khoản trích theo lương theo thông tư 200 cần phải được hiểu rõ, chính xác để không bị sai.
- Cần hiểu rõ và hợp đồng lao động và các mục tương ứng như phụ cấp, bảo hiểm, các khoản tiền lương, tiền thưởng, lương người lao động được trả.
- Biết các lập bảng chấm công khoa học.
- Hạch toán lương tháng 13, lương hàng tháng dựa theo các quy định về tính lương theo sản phẩm hoặc ca, ngày, tháng…
- Vấn đề tai nạn lao động, khám chữa bệnh, nghỉ thai sản do bảo hiểm xã hội chi trả, nghỉ lương hưu, nghỉ mất sức, tạm ứng lương, trợ cấp nghỉ việc… cần những thủ tục, chứng kỳ gì cũng cần phải nắm rõ.
Những vấn đề cần lưu ý
Sai sót nhỏ là điều nhiều người thường mắc phải trong suốt quá trình làm việc. Tuy nhiên, kế toán tiền lương cần lưu ý một số vấn đề sau để hạn chế điều này một cách tối đa nhất.
- Tùy theo quy định của công ty đang làm việc, điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) chính xác nhất.
- Đảm bảo việc công tác chấm công chính xác.
- Nếu làm việc trên Excel cần chú ý cẩn thận tới các công thức, lưu ý xem tổng lương của toàn công ty, của từng người đã đúng, chính xác hay chưa.
- Nếu kiêm thanh toán lương cho công nhân thì cần thận trong khâu đếm tiền.
- Đối với doanh nghiệp, kế toán tiền lương đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tìm kế toán phù hợp bởi hạn chế ngân sách.
- Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm nhớ đừng bớt của họ 1 đồng nào, cho dù bạn chỉ làm tròn cho dễ nhớ (NLĐ ăn theo sản phẩm rất khổ nên họ tính từng chút một, bớt của họ thiệt cho họ).
Tiêu chí tuyển dụng kế toán tiền lương thế nào?
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, doanh nghiệp thường tuyển kế toán tiền lương đáp ứng những yêu cầu như sau:
- Am hiểu chính sách về nhân sự và tiền lương
- Đọc hiểu bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ sổ sách, nắm rõ chính sách thưởng, quy định và cách tính thuế thu nhập cá nhân làm căn cứ tính toán và kiểm tra chi phí lương, trả lương cho người lao động.
- Thành thạo vi tính văn phòng, nhất là word và excel và phần mềm kế toán
- Cẩn thận, nhanh nhạy, trung thực để hạn chế sai sót gây thất thoát thu nhập cho người lao động hay ngân sách của doanh nghiệp.
- Có thể làm việc độc lập hoặc làm việc theo nhóm, phối hợp hiệu quả với các vị trí kế toán từng phần hành khác như kế toán thuế, kế toán công nợ…
Với khá nhiều thông tin hữu ích được chia sẻ, hy vọng rằng bạn đọc đã hiểu được kế toán tiền lương là gì, nhiệm vụ – vai trò – yêu cầu của kế toán tiền lương là gì, cũng như kinh nghiệm và lưu ý cụ thể khi làm kế toán tiền lương ra sao, từ đó, hoàn thành công việc tốt hơn, tránh sai sót ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bản thân cũng như quyền lợi chính đáng của người lao động. Những công việc của người kế toán tiền lương phải làm, tùy vào từng doanh nghiệp mà công việc có thể thay đổi theo yêu cầu của doanh nghiệp. Và để làm tốt công việc của kế toán tiền lương thì các bạn cũng cần phải có những kiến thức và kỹ năng nhất định.
Nguồn: https://ketoansongkim.vn