Khi trở thành sinh viên hay bắt đầu đi làm thì chắc hẳn bạn đã từng nghe rất nhiều cụm từ Deadline và trải qua nỗi sợ bị trễ Deadline. Vậy bạn có bao giờ thắc mắc rằng Deadline là gì? Nó mang lại những lợi ích gì và làm sao để chạy Deadline hiệu quả? Hãy cùng Tinh Hoa Bắc Bộ tìm hiểu thêm về Deadline trong bài viết sau đây nhé.
Chạy deadline là gì?
Deadline có thể hiểu một cách đơn giản là thời hạn kết thúc, hạn chót để hoàn thành công việc cụ thể được ai đó giao cho bạn hoặc bạn tự đặt ra deadline cho chính mình để cải thiện hiệu quả công việc tốt hơn.
Ngày nay, hầu như khi đi làm bất kỳ ngành nghề nào cũng luôn áp dụng Deadline vào công việc nhằm để thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc kịp tiến độ đề ra. Và cũng từ đó thì việc trễ deadline, bị deadline dí đã trở thành nỗi sợ và ám ảnh thường xuyên của rất nhiều người.
Chạy deadline có nghĩa là bạn cần hoàn thành xong công việc đã được giao trước đó theo đúng thời gian yêu cầu. Khi bạn được giao công việc có deadline kèm theo mà nhắm sẽ không làm kịp nếu chần chừ thì cần phải “chạy deadline” gấp rút để hoàn thành xong khối lượng công việc ấy.
Ví dụ như tình huống sử dụng cụm từ chạy deadline trên thực tế là bạn được trưởng phòng giao công việc thiết kế ấn phẩm có liền trong hôm sau. Thế nhưng hôm nay có ai đó rủ bạn đi chơi và khi đó bạn sẽ nói mình còn phải chạy deadline thì bạn bè ắt sẽ hiểu bạn đang bận.
Khi đó thuật ngữ “chạy deadline” có nghĩa là bạn đang phải cố gắng đẩy nhanh tốc độ làm sao phải hoàn thành kịp ấn phẩm như đã được giao trước đó.
Cách phân biệt Deadline và Dateline chuẩn nhất
Trong các thuật ngữ được sử dụng phổ biến hiện nay để thể hiện thời gian làm việc thì chúng ta thường dễ bị nhầm lẫn giữa “deadline” và “dateline”. Thực tế deadline có nghĩa là chỉ hạn chót để hoàn thành công việc còn dateline lại có nghĩa là mốc thời gian xảy ra sự việc nào đó.
Hai thuật ngữ này đều được sử dụng rất nhiều trong công việc và có cách phát âm khá tương đồng cùng và đều mang ý nghĩa nói về thời gian.
Bạn cần phải thực sự cẩn thận khi sử dụng hay khi nhận nhiệm vụ từ một ai đó. Cần xác định rằng mốc thời gian đó là “deadline” hay “dateline” để đảm bảo cho công việc có thể hoàn thành đúng tiến độ và đạt hiệu quả như đã đề ra.
Ví dụ cụ thể hơn để các bạn có thể phân biệt Dateline và Deadline là:
- Dateline: A có một cuộc họp vào lúc 6h tối ngày 01/01/2022
- Deadline: A phải làm xong kế hoạch và gửi đi trước 01/01/2022
Vai trò, lợi ích của Deadline trong công việc
Không ít lần chúng ta sẽ cảm thấy khó chịu khi được giao deadline và cũng từng có suy nghĩ rằng deadline sẽ không giúp ích được điều gì cho công việc mà chỉ gây ra những phiền toái, làm bạn bị áp lực hơn rất nhiều và không có tinh thần làm việc.
Thế nhưng khi đặt mình đứng trên cương vị là người đang thực hiện dự án nào đó và giao việc cho nhân viên thì bạn sẽ biết được deadline không thực sự vô ích như bạn nghĩ. Ngược lại nó mang đến những lợi ích không hề nhỏ như là:
Hoàn thành công việc một cách hiệu quả, tối ưu hơn
Thực tế đã cho thấy rằng mỗi một cá nhân khi làm việc đều sẽ có những cách làm việc, cách quản lý thời gian khác nhau và đôi khi những sự khác biệt đó phần nào cũng sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như là chất lượng hoàn thành các dự án.
Việc quản lý dự án đóng một vai trò rất quan trọng dù là trong học tập hay khi làm việc. Do đó đặt ra deadline là điều cần thiết và nó giúp chúng ta chủ động hơn để hoàn thành sớm nhất. Deadline cũng sẽ giúp cho bạn có thể theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả hơn để phân bổ thời gian cho các việc khác.
Tạo sự tập trung hơn cho công việc
Một trong những lợi ích quan trọng nhất không thể bỏ qua nữa từ việc xây dựng deadline chính là giúp cho bạn có thể kiểm soát được năng lượng cũng như dồn hết tâm huyết, công sức của mình vào một công việc bất kỳ. Bằng việc đặt ra các mục tiêu cụ thể để hoàn thành sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc mà bạn cần làm.
Deadline sẽ chi phối được thời gian làm việc của bạn và sẽ phải lên kế hoạch cụ thể cho các công việc của mình theo thứ tự để không bị xáo trộn, rối bời. Công việc gì sẽ cần ưu tiên làm trước, công việc gì có thể dời làm sau cần phải rõ ràng. Nhờ đó bạn sẽ học được cách tập trung vào công việc quan trọng tránh bị phân tâm vào những vấn đề ngoài lề khác.
Thử tưởng tượng xem rằng nếu như không có deadline thì hầu hết chúng ta sẽ rất dễ bị phân tâm và thu hút bởi những chuyện khác, còn công việc thì trì trệ, kéo dài từ ngày này qua ngày khác làm giảm hiệu quả, chất lượng công việc đáng kể.
Đạt được những mục tiêu mà mình đề ra ban đầu
Khi thực hiện bất cứ công việc gì thì chắc hẳn ai trong chúng ta đều mong muốn sẽ đạt được kết quả tốt nhất. Điều này giúp bạn có thể vượt qua được một số hạn chế, giới hạn của bản thân để chinh phục những điều mới mẻ hơn, cao hơn.
Nhưng đôi khi thì mong muốn quá xa vời cũng sẽ trở thành rào cản lớn và bạn cần biết cách đặt deadline, nhận deadline theo đúng với năng lực làm việc của mình. Khi đã nhận deadline thì bạn phải đảm bảo có trách nhiệm với nó chứ không thể khi bắt đầu làm cảm thấy chán và tìm cớ để bỏ qua hay dời deadline xa hơn.
Phát hiện nhanh các lỗi mắc phải trong công việc
Khi bạn làm bất cứ một công việc gì theo đúng kế hoạch và hoàn thành đúng thời hạn thì bạn sẽ có nhiều thời gian trống hơn để kiểm tra lại xem có gặp lỗi nào hay không. Nếu có thì cũng còn thời gian để điều chỉnh và đảm bảo vẫn kịp điều chỉnh được nó trước khi dự án chính thức kết thúc.
Điều này sẽ không có hại gì mà còn mang đến nhiều lợi ích rất thiết thực, thay vì sau khi hoàn thành xong toàn bộ dự án bạn mới phát hiện sai lầm và phải điều chỉnh lại từ đầu rất mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Đặc biệt là tác phong làm việc sẽ không được đánh giá cao đâu nhé.
Mang đến những thành công hơn trong công việc
Khả năng bạn có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn được giao hay không chính là thước đo để đánh giá hiệu suất làm việc, tác phong làm việc của bạn. Do đó nếu bạn muốn được hưởng mức lương cao, được thăng tiến trong công việc thì trước tiên bạn phải là người biết kiểm soát deadline một cách tối ưu nhất.
Bạn có thể nhìn vào những người thành công đi trước và thấy họ có thể làm nhiều công việc cùng lúc nhưng vẫn rất vui vẻ, lạc quan, vẫn có thời gian để nghỉ dưỡng, vui chơi cùng người thân, bạn bè. Đạt được những thành công chắc chắn họ là người biết quản lý công việc, quản lý thời gian rất bài bản, khoa học.
Bạn nên chủ động đặt ra những deadline cho riêng mình thay vì cứ chờ người khác giao deadline. Việc chủ động sẽ tạo thói quen khi làm việc và giúp bạn vượt qua mọi thử thách phía trước.
Tác động tiêu cực của Deadline nếu bạn không biết kiểm soát
Không thể phủ nhận được những lợi ích mà deadline mang đến cho chúng ta trong công việc nói riêng cũng như cuộc sống nói chung. Tuy nhiên bên cạnh đó deadline vẫn được cho là tác động tiêu cực đến nhiều người nếu không biết cách kiểm soát và vượt qua. Một số vấn đề có thể nói đến về deadline như là:
- Deadline rất dễ trở thành nỗi sợ hãi và ám ảnh của nhiều người, nó có thể khiến bạn mất ăn mất ngủ vì tìm đủ mọi cách cho kịp hạn chót mà mình được giao.
- Nó cũng dễ biến thành nguồn áp lực về mặt tinh thần khiến bạn dễ gặp các vấn đề về tâm lý như stress, trầm cảm. Điều đó kéo theo chất lượng công việc cũng tụt giảm đáng kể và thậm chí còn ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn.
- Deadline dễ gây ra tâm lý ức chế và hình thành suy nghĩ “tặc lưỡi cho xong” ở nhân viên. Họ sẽ làm việc một cách vội vàng cho xong chỉ mong là kịp hạn cuối chứ không quan tâm đến chất lượng của công việc như thế nào.
- Đặt ra deadline không phù hợp sẽ khiến người làm cứ “chạy” mệt nhoài mà không bao giờ đạt được hiệu quả như mình mong muốn. Điều này dẫn đến kết quả là họ đâm đầu vào làm việc như thiêu thân, làm mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày.
Bí quyết chạy Deadline hiệu quả nhất
Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được deadline là gì và nó có ý nghĩa rất lớn trong công việc, cuộc sống cũng như là một trong những tiêu chí để đánh giá năng lực của chính bản thân bạn. Tuy nhiên làm sao để chạy deadline hiệu quả nhất vẫn là bài toán mà nhiều người đang rất muốn giải.
Nếu bạn vẫn đang chìm trong “bể deadline” và muốn tìm cách để thoát ra đó thì có thể tham khảo một số bí quyết sau đây.
Quản lý gian hợp lý để hoàn thành công việc
Bất cứ một công việc nào đi chăng nữa khi làm cũng cần phải một khoảng thời gian nhất định đủ để hoàn thành và đảm bảo công việc hiệu quả. Việc đuổi dí deadline quá cũng không thực sự tốt và tất nhiên bạn không thể đưa ra khối lượng công việc dành cho 30 ngày để hoàn thành trong 3 ngày được.
Thế nên trước khi đưa ra deadline hoặc nhận deadline từ ai đó thì hãy tính toán thời gian hợp lý có thể hoàn thành công việc để không cảm thấy chán nản,mệt mỏi bởi khối lượng công việc khổng lồ và dường như không thể nào hoàn thành được.
Tinh thần làm việc với quyết tâm cao độ
Việc không ngừng cố gắng, nỗ lực và có một quyết tâm cao độ sẽ là yếu tố rất cần thiết đối với bất cứ công việc nào. Khi đó bạn sẽ rèn luyện được tinh thần vững vàng để chinh chiến với mọi deadline phía trước.
Tinh thần làm việc hăng hái không chỉ giúp bạn vượt qua deadline mà còn tạo sự vui vẻ, giảm tải áp lực khi đối mặt với nó. Để làm được điều này là không hề dễ dàng và bạn phải rèn luyện rất lâu mới đạt được.
Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết và rõ ràng
Dù là bất kỳ công việc gì cũng cần xây dựng kế hoạch rõ ràng và chi tiết để đảm bảo theo kịp tiến độ. Vì vậy trong từng giai đoạn làm việc bạn hãy thiết lập kế hoạch không chỉ là kế hoạch chung cho công việc mà cũng cần lên kế hoạch cá nhân cho riêng bản thân mình để phân bổ thời gian cho phù hợp.
Tiếp theo đó bạn hãy sắp xếp các kế hoạch theo mức độ quan trọng từ thấp đến cao để dần hoàn thiện nó một cách hiệu quả nhất và không bỏ sót công việc nào.
Tập thói quen ghi chú những việc cần làm
Để cho công việc diễn ra nhịp nhàng, thuận lợi và đúng tiến độ thì việc ghi chú theo từng giai đoạn cần hoàn thành là điều vô cùng cần thiết. Việc ghi chú lại sẽ như là một cách để nhắc nhở bản thân rằng sẽ cố gắng để hoàn thành công việc tốt hơn. Mỗi lần nhìn vào ghi chú bạn sẽ nghĩ ngay đến việc còn chưa làm và có thêm động lực cũng như chủ động hơn để hoàn thành công việc.
Nhờ đến sự giúp đỡ khi gặp khó khăn trong công việc
Đôi khi có một số công việc sẽ vượt quá khả năng của bạn hay có thể sẽ xảy ra những tình huống phát sinh nào đó khiến cho bạn không kịp ứng phó. Khi đó, bạn nên yêu cầu sự trợ giúp của người giao deadline hoặc cộng sự nào có chuyên môn về vấn đề gặp phải để họ có thể giúp bạn một cách tốt nhất.
Việc chủ động nhờ sự giúp đỡ sẽ tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình làm việc. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng nhờ người khác khi vấn đề chưa vượt ngoài khả năng của bạn nhé.
Những sai lầm khi lập Deadline mà bạn cần tránh
Deadline sẽ thực sự rất tốt nếu như bạn biết cách lập deadline và kiểm soát nó hiệu quả. Ngược lại nó sẽ khiến bạn mệt mỏi, chán nản và không có động lực để hoàn thành công việc. Sau đây là một số sai lầm khi lập deadline mà bạn cần tránh như:
Tạo ra những deadline không thực tế, không khả quan
Việc tạo ra deadline không chỉ xuất phát từ yêu cầu công việc mà còn dựa vào khả năng hoàn thành của mỗi cá nhân khác nhau. Nếu như tạo một deadline vượt quá giới hạn khả năng sẽ chỉ gây ra sự chán nản, mệt mỏi và làm ảnh hưởng đến kết quả công việc mà thôi.
Do vậy cần phải tính toán thời gian một cách kỹ lưỡng chứ không thể đưa ra deadline theo suy nghĩ, mang tính cảm quan được. Khi bạn nhận công việc được giao cũng vậy, cần phải trao đổi thêm để đưa ra deadline hoàn thành phù hợp nhất.
Việc chồng chéo nhiều deadline cùng lúc
Trong quá trình làm việc thì chắc hẳn bạn sẽ không tránh được tình trạng deadline chồng chéo lên nhau do lý do chủ quan hay khách quan nào đó. Đặc biệt là trong những giai đoạn cao điểm có quá nhiều công việc dồn dập cần giải quyết sẽ gặp tình trạng không ít đau đầu này.
Khi đó, bạn phải tập thói quen ghi chú những thông tin cơ bản về thời gian cũng như yêu cầu của mỗi công việc để có thể nhận được sự hỗ trợ. Thêm vào đó cũng sắp xếp tính chất công việc mà ưu tiên công việc cần hoàn thành trước.
Deadline không phù hợp tính chất công việc
Việc có nên đặt ra deadline hay không còn tùy theo tính chất của công việc nữa chứ không phải lúc nào cũng có deadline. Bởi lẽ nếu là những công việc đòi hỏi sự chuyên môn cao thì việc tạo deadline sẽ giúp cho bạn có khả năng phát huy chuyên môn để thực hiện công việc dễ dàng hơn.
Còn đối với những công việc yêu cầu sự tỉ mỉ, chỉn chu thì deadline sẽ chỉ làm phí thời gian mà kết quả đạt được lại không như mong muốn. Tuy nhiên vẫn nên có một mốc thời gian hợp lý để tạo động lực làm việc và không ảnh hưởng chung đến dự án.
Không phân chia giai đoạn deadline phù hợp
Khi tạo một deadline, trên cương vị là một người quản lý thì bạn phải biết chia nhỏ công việc thành các giai đoạn khác nhau để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ. Nếu như không chia giai đoạn deadline phù hợp sẽ khiến công việc khó kiểm soát hơn.
Lời kết
Hoàn thành xong công việc theo đúng deadline được giao cũng chưa hẳn là đã hoàn thành tốt. Bạn cần phải chú ý đến các yếu tố khác như số lượng công việc làm được, chất lượng công việc hoàn thành, tác phong làm việc thế nào nữa. Bạn chỉ nghĩ đến việc hoàn thành đúng deadline còn không quan tâm đến những điều khác thì cấp trên sẽ đánh giá thấp và cơ hội thăng tiến cũng mất lợi thế so với bạn khác.
Qua bài viết trên hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn Deadline là gì cũng như lợi ích mà nó mang lại và làm thế nào để vượt qua Deadline một các hiệu quả. Nếu như bạn biết cách phát huy tối đa ưu điểm và hạn chế nhược điểm thì Deadline sẽ giúp cho bạn có thể quản lý công việc tốt hơn và dễ dàng đạt được kết quả cao nhất.