Để tổ chức một sự kiện hoặc một chương trình sự kiện để thực hiện. Điều chúng ta cần quan tâm đó là chi phí tổ chức sự kiện . Để giúp khách hàng có thể ước tính chi phí sự kiện một cách đầy đủ và chính xác nhất, người tổ chức sự kiện nên xác định những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Tính toán chính xác các khoản mục cần thiết để phù hợp với chi phí. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản có qua bài viết sau nhé!
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Đầu tiên chúng ta hãy nói về điều quan trọng nhất trong việc tổ chức một sự kiện, đó là địa điểm. Bạn tổ chức sự kiện ở đâu? Ở quy mô của một khu du lịch hay một doanh nghiệp? Hoặc những nơi khác? Vị trí rất quan trọng để người tham gia biết họ đang làm gì và ở đâu.
Các vị trí phân loại
- Địa điểm do công ty chuẩn bị (trong nội bộ công ty, hoặc công ty xin phép tổ chức tại một địa điểm nhất định).
- Địa điểm thuê: Đây là địa điểm mà bạn cần phải trả phí thuê để tổ chức sự kiện. Thông thường là các khu du lịch hoặc những nơi chuyên tổ chức sự kiện. Những địa điểm này thường mang lại sự thuận tiện hơn so với những địa điểm do chính bạn chuẩn bị.
Tổng quan về chi phí địa điểm
- Phí trả khách tại địa điểm sự kiện
- Chi phí bảo hiểm (bảo hiểm an toàn lao động hoặc bảo hiểm khi tham gia sự kiện)
- Phí thuê bãi đậu xe (nếu có)
Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một phần rất quan trọng của sự kiện. Vị trí dễ dàng di chuyển và thuận tiện ở mọi khâu như chuẩn bị, di chuyển khách,… Các vấn đề về vị trí.
- Vị trí thuận tiện khi khách đến
- Có chỗ đậu ô tô hoặc xe khách
- Nằm gần các tuyến đường hoặc mặt tiền thuận tiện cho việc vận chuyển và chuẩn bị
- Cổng sự kiện rộng rãi, thoáng mát
- Cần có lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp
Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên liệu sản xuất
Chi phí sản xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cũng vô cùng lớn. Cần lập kế hoạch chi tiết về nguồn gốc nguyên vật liệu dùng để làm ra các phụ kiện trang trí cũng như các dụng cụ phục vụ sự kiện. Chi phí này chiếm từ 10 đến 15% chi phí của sự kiện.
Chi phí thuê nhân công để lắp ráp các vật dụng, trang trí và chế tạo các thiết bị, phụ kiện cũng là điều bắt buộc. Xem xét tổng chi phí và quy mô của dự án để thuê nhân công phù hợp. Theo dõi tiến độ công việc và không thuê quá nhiều nhân công khi công việc ít để tránh phát sinh chi phí quá cao cho vị trí này.
Chi phí sân khấu, âm thanh, ánh sáng
Điểm nổi bật của sự kiện là gì? Đây là giai đoạn của chương trình sự kiện. Nơi diễn ra các hoạt động khai trương, ca hát hay chia sẻ, các công ty phải đứng lên sân khấu. Đầu tư một khung cảnh gọn gàng, hấp dẫn là điều cần thiết.
Một yếu tố không thể thiếu để bổ sung và làm nổi bật sân khấu chính là hệ thống âm thanh và ánh sáng. Hệ thống âm thanh và ánh sáng góp phần rất lớn vào sự thành công hay nói cách khác của một sự kiện. Ánh sáng giúp bạn thu hút sự chú ý. Âm thanh tốt giúp bạn thu hút người nghe tốt hơn. Ở hạng mục này, việc đầu tư một hệ thống đèn LED tốt và một hệ thống âm thanh tiêu chuẩn sẽ hiệu quả hơn mong đợi.
Sân khấu, âm thanh, ánh sáng được coi là những yếu tố quan trọng và cần thiết trong một chương trình sự kiện. Chi phí này thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí sự kiện.
Chi phí tiệc khi tổ chức sự kiện
Mục tiếp theo trong danh sách chi phí là bữa tiệc cho sự kiện. Tùy theo yêu cầu của khách hàng, đơn vị tổ chức đưa ra những phương án tốt nhất về chi phí cũng như chất lượng. Bạn có thể lựa chọn từ thực đơn, nhà cung cấp như nhà hàng hay quán bar…
Lựa chọn theo mô hình tổ chức như tiệc trà, buffet, buổi tối đẳng cấp hay nhà hàng sang trọng. Nếu chương trình có tổ chức một bữa tiệc thì đây cũng là một khoản chi phí đáng kể trong chương trình, dao động từ 30 đến 50% tổng chi phí sự kiện.
Hiện nay có rất nhiều loại thực đơn dành cho từng sự kiện riêng biệt. Những buổi tối nhẹ nhàng, tiệc trà hay những buổi tối đệm là những lựa chọn tốt nhất cho phần tiệc chiêu đãi của sự kiện. Với xu hướng sống xanh, sống sạch, thực đơn buổi tối nhẹ nhàng thường xuyên nên ưu tiên thực phẩm lành mạnh, thực phẩm sạch. Hạn chế những thực phẩm không tốt cho cơ thể, trong đó có đồ ăn nhanh, đồ chiên rán. Nên ưu tiên thực đơn có nhiều trái cây tươi, sạch.
Chi phí nhân sự trong chương trình
Để tiết kiệm chi phí như MC, PG, PB,… công ty có thể tuyển ngay nhân viên của mình vào các vị trí này.
Nếu công ty không thể sử dụng nhân viên của mình thì có thể thuê đội ngũ này từ những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang lại sự trang trọng và chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện của mình. Trên đây là một số chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà doanh nghiệp nên lưu ý. Để có một chương trình sự kiện ấn tượng và ý nghĩa, hãy liên hệ ngay với CAT Event !
Phí quản lý sự kiện
Để sự kiện diễn ra đúng tiến độ và giảm thiểu rủi ro phải có vị trí quản lý hoặc bộ phận chuyên môn. Phí quản lý là một hạng mục cần thiết và không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Đây là chi phí cần thiết để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức một sự kiện. Phí quản lý thường được tính theo tỷ lệ phần trăm, chiếm 3-10% chương trình của sự kiện.
Chi phí biểu diễn giải trí
Ngày nay, hầu hết các sự kiện đều cung cấp các chương trình giải trí để giúp điều chỉnh nhịp độ diễn ra sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham dự. Trong các chương trình giải trí, các công ty nên chú ý đến chi phí âm nhạc và mức lương của người biểu diễn và diễn giả.
Chi phí cho các hoạt động vui chơi giải trí của công ty nên được thảo luận trước với đơn vị tổ chức sự kiện để chúng tôi có thể tư vấn cho bạn những phương án tốt nhất.
Chi phí dự kiến cho những tình huống bất ngờ
Mọi sự kiện dù được lên kế hoạch cẩn thận đến đâu cũng đều có những bất ngờ không lường trước được. Vì vậy, khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một khoản riêng cho những chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
Khi nói đến chi phí cho các sự cố và trường hợp khẩn cấp, hiện tại không có con số cụ thể nào có thể áp dụng chính xác cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều nhà tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách dành cho những sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5-10% tổng ngân sách của tổ chức sự kiện. Nhưng tùy theo loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện… mà chi phí rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.
Tại sao bạn nên chọn W88 event để tổ chức sự kiện?
W88 event là công ty lâu đời hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì W88 event thực sự là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
- Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện , có đội ngũ hơn 50 nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và năng động…
- Công ty Tổ chức Sự kiện W88Event đã thực hiện và tổ chức thành công hơn 1.500 sự kiện quy mô lớn nhỏ quy tụ hàng trăm, hàng nghìn người. Tổ chức đa dạng các sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc tất niên, tiệc tất niên và lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp, tổ chức các sự kiện teambuilding…
- Là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam, công ty tổ chức sự kiện W88Event có hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại, chất lượng, luôn được kiểm tra, thay mới và cập nhật thường xuyên những trang thiết bị tiên tiến nhất, đáp ứng các nhu cầu đa dạng về tổ chức sự kiện, hội họp, tiệc hay show diễn trong nhà và ngoài trời. ..
- Là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hà Nội và các tỉnh thành, không khó hiểu khi công ty tổ chức sự kiện W88Event luôn mang đến cho bạn những dịch vụ chuyên nghiệp và hoàn hảo.
- Công ty sự kiện w88event có đội ngũ sáng tạo, linh hoạt, luôn cập nhật xu hướng, công nghệ hiện đại của thế giới nhằm mang đến những ý tưởng mới lạ, độc đáo và những điểm nhấn “có giá trị” cho sự kiện của bạn.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Website: https://w88event.com/
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản và cần thiết. Giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yếu tố và mức phí, từ đó cân nhắc chi phí tổ chức để tổ chức sự kiện thành công với mức phí phù hợp. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!